Cosa ti serve per una collaborazione produttiva

di 

Emma

, 09-11-2016

Collaborazione produttiva


Perché?
Mi chiedo “Ma perché?
E la mia domanda risuona sconsolata per poi precipitare nel vuoto.

Il motivo della mia afflizione risiede nell’apertura del mio account di posta elettronica. O, per essere precisi, in una scoperta che faccio una volta aperta la casella: una mail che non è una mail, ma un’intera, lunga ed estenuante conversazione a più voci condita con uno scambio di informazioni e dati che potrebbero – lo saprò solo dopo aver letto tutto attentissimamente – essermi utili. Quando non addirittura indispensabili.
Persa almeno mezz’ora a leggere tra le righe e le risposte dei destinatari che condividono la mia sorte, arrivo a estrarre con fatica quello che mi serve (quando va bene).

E le conversazioni su Whatsapp, Skype, Messenger, Hangout o, ancora, Telegram? Tutte piattaforme belle, veloci, utili ma non sempre funzionali, se non sai come usarle. Tu e il tuo collaboratore – o il tuo cliente – chiacchierate per un po’ e stabilite il da farsi e la scadenza.
Poi, chiacchierate ancora qualche minuto.
Dopo i saluti, ritorni al tuo lavoro. E ti è passato di mente di segnarti la scadenza.
Certo, puoi ritrovarla nella cronologia della conversazione, se vi siete scritti.
Se avete parlato – “verba volant”, ricordi? –, sei fritto.

Perché ho iniziato questo post presentando scenari tanto apocalittici quanto comuni?
Perché siamo italiani e nutriamo una passione per la complessità pari a quella che nutriamo per la pasta. E perché, nonostante il nostro codice genetico tenda ad ostacolarci complicando ogni nostra attività, voglio rassicurarti sul fatto che esistono simpatici strumenti atti a semplificare e organizzare i flussi di lavoro per farci risparmiare tempo e portarci verso l’obiettivo.

Non scriverò l’ennesimo post su Trello o su altri tool di project management, in rete esistono già bellissime guide e fior di articoli a riguardo. La mia vuole essere una riflessione riguardo alla forma mentale necessaria per lavorare bene insieme agli altri.

Scegliere un linguaggio comune

Quando si lavora insieme ad altre persone, la cosa fondamentale e soprattutto propedeutica a una buona riuscita è costituita dalla scelta di un linguaggio comune.
Se non parliamo la stessa lingua, sarà difficile comprendersi, non trovi?
Per far ciò, dobbiamo scegliere i nostri strumenti e costruire una cassetta degli attrezzi che sia comune a tutti i collaboratori. Non è però scontato che tutti sappiano utilizzare gli strumenti che usiamo noi.
Bene, nessun problema: in questo caso, infatti, possiamo dedicare una parte del nostro tempo alla formazione dal vivo e alla creazione di guide che spieghino come utilizzare lo strumento che abbiamo scelto per collaborare.

Una volta scelta una lingua e un campo da gioco comuni, cosa ci servirà? Ora che abbiamo un codice e uno spazio comune dove confrontarci, dobbiamo stabilire un obiettivo e decidere in quanto tempo vogliamo raggiungerlo.

Stabilire un obiettivo

“Un obiettivo? Ma è ovvio che ho un obiettivo”, penserai.
Invece, così come per gli strumenti, anche per l’obiettivo il discorso non è così scontato. Per definire in maniera chiara e funzionale un obiettivo, è bene confrontarsi, ponendosi quante più domande possibili in modo da arrivare al fulcro di quello che intendiamo ottenere. Più domande ci poniamo, più il cuore del nostro progetto diventerà luminoso. Individuato il bersaglio, dovremo stabilire i passi che ci porteranno più rapidamente e con il minor spreco di risorse alla meta. Fatto questo, li potremo suddividere all’interno del team utilizzando lo strumento di project management scelto in precedenza – a Core41, ad esempio, ci troviamo molto bene con Trello.

Concordare una scadenza

Il tempo è tiranno? Non se stabiliamo una data di scadenza realistica.
Grazie alla nostra deadline, sapremo come procedere: alcuni compiti potranno avanzare in autonomia, mentre altri influenzeranno l’andamento dell’intero progetto. Quindi, dovremo ordinare i task distribuiti tra i membri del team in modo che il flusso di lavoro non si fermi.

Comunicare: la chiave di (s)volta

Alla radice di tutto questo bel piano, troviamo la comunicazione. Se abbiamo obiettivo, scadenza e strumenti ma non comunichiamo tra di noi, il progetto andrà avanti singhiozzando, con retromarce e spreco di risorse e tempo.
O, nella peggiore delle ipotesi, si bloccherà.

Per funzionare, il lavoro in team richiede un costante allineamento e continui aggiustamenti di percorso. Tutti i membri che partecipano al progetto devono essere sempre aggiornati sull’andamento generale delle varie attività; questo, perché in tal modo capiranno subito se devono accelerare, fermarsi e rivedere le loro priorità, chiedere informazioni aggiuntive, confrontarsi con determinati collaboratori, cambiare metodo o rotta e così via.

Perché?

Ho scritto questo post perché mi sono accorta che spesso, troppo spesso, i problemi che stanno alla base di molte attività di gruppo sono determinati dalla mancanza di organizzazione e di comunicazione più che dalla portata del progetto. Anche se di primo acchito l’organizzazione di un progetto secondo quanto ho spiegato può sembrare una perdita di tempo, ti accorgerai di quanto tempo e quante risorse potrai risparmiare applicando questi semplici accorgimenti. 



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